Como economizar até 90% do tempo em reuniões

Como economizar até 90% do tempo em reuniões

A maior parte das reuniões é centrada no “como fazer”. Mas o esforço para melhorá-las deveria começar com “o quê”.

Não importa o quão eficientemente façamos reuniões para discutir sobre coisas que estejam erradas, elas ainda serão as coisas erradas sobre as quais discutimos para chegar a um consenso (ou uma solução efetiva).

De quantas reuniões ruins você já participou? Sem metas, sem agenda, sem preparação, sem documentos, sem cronograma, sem tempo definido, sem itens de ação, sem acompanhamento, e assim por diante?

Todos nós odiamos profundamente esses encontros, na mesma medida em que queremos melhorá-los.

Reuniões produtivas

Jeff Weiner, CEO do LinkedIn, recentemente publicou um post na rede social onde relatava a razão pela qual havia simplesmente eliminado as apresentações na empresa.

Em seu lugar, propôs que os materiais a serem apresentados em uma reunião fossem distribuídos entre seus participantes cerca de 24h antes para que as pessoas se familiarizassem com o conteúdo.

A ideia era simples: se as pessoas lessem antes, isso daria a elas, na reunião propriamente dita, a oportunidade de refrescar a memória, identificar áreas nas quais desejassem. Se aprofundar a respeito, ou simplesmente entrar em contato sobre o tema por email.

E, uma vez que tivessem lido e se inteirado do assunto a ser tratado em reunião, estariam então abertas para uma discussão. Sem, contudo, a necessidade de uma longa apresentação.

O maior problema, contudo, é que as pessoas perdem tempo em reuniões por definirem objetivos errados.

É o que defende o coach executivo Fred Kofmann, que propõe uma forma de reduzir o tempo das reuniões em até 90%, não pela ideia de fazer as coisas mais rapidamente, mas sim de colocar em discussão assuntos mais profícuos.

Qual o segredo?

Em primeiro lugar, o único objetivo de uma reunião deve ser o de “decidir e se comprometer”. Nenhum outro objetivo vale o esforço, como por exemplo se reunir para “atualizar”, “revisar”, “apresentar”, “verificar”, “pensar”, “considerar”, “educar” e por aí vai.

Claro que, a fim de decidir e se comprometer, é necessário compartilhar informações, monitorar o progresso do trabalho , fornecer atualizações, materiais de revisão, discutir ideias, analisar opções e avaliar os custos e benefícios.

Estas são maneiras muito razoáveis de fazer valer o tempo e esforço de uma reunião. Mas essas são metas intermediárias; o objetivo final é a execução.

E, para executar eficazmente, uma equipe precisa decidir de forma inteligente, comprometer-se resolutamente, e executar de forma impecável. Uma boa reunião projeta o foco sobre as duas primeiras, a fim de realizar a terceira.

Quando nos reunimos para discutir sobre algo, diminuímos o esforço e trabalhamos com muito menos energia. Claro, é preciso discutir um assunto para tomar decisões e nos comprometermos, mas o objetivo correto é FAZER, não falar.

No entanto, muitas equipes praticam a “gestão vudu”. Elas acreditam que falar sobre um assunto é suficiente para (magicamente) resolvê-lo.

Elas se orgulham de “trabalhar” em algo, enquanto apenas expressam opiniões sobre o que “deve ser feito”. Mas, como bem pontuado acima, não existe ação sem compromisso.

Não surpreendentemente, as pessoas comumente se sentem frustradas porque a questão permanece sem solução “depois de todo o tempo que passamos discutindo sobre isso”.

O valor da informação

Imagine que você está trancado em uma cela, incomunicável pelas próximas 24 horas. Uma pessoa então se oferece para dizer os números do sorteio da Megasena que será anunciado esta noite.

O valor do bilhete premiado, de R$ 100 milhões, ainda está disponível. Quanto você deve pagar pela informação?

Nada.

Esta informação é inútil para você, porque não há nada que você possa fazer por ela.

A informação é valiosa na medida em que possibilite produzir melhores resultados do que os que você teria conseguido sem ela.

A menos que a informação possa levá-lo a agir de forma diferente do que você teria agido se nunca tivesse acesso a ela, seu valor é zero.

Ou seja, considerando que você não pode comprar nem pedir a alguém para comprar o bilhete da loteria, o número vencedor é inútil para você.

A mesma coisa acontece com uma reunião: a menos que ela possa levar as pessoas a agir de uma forma diferente do que agiriam sem a reunião, seu valor é nulo – não importa o quão eficiente tenha sido executada.

Uma proposta cara

Uma reunião exige um espaço exclusivo na agenda de todos os participantes, o que é uma proposta cara. Há apenas uma razão prática para justificá-la: o design interativo e avaliação de estratégias alternativas, bem como a decisão coletiva e o compromisso de buscar a estratégia que a equipe acredita ser a mais apropriada para que a missão seja cumprida.

(Há razões sociais e emocionais para se reunir também, é claro, mas reuniões regulares perseguem tarefas, em vez de objetivos de relacionamento).

Há muitas maneiras de uma equipe manter-se atualizada sobre o status de iniciativas, receber relatórios de progresso, compartilhar informações, solicitar esclarecimentos, fazer perguntas, expressar preocupações, apresentar objeções, fazer sugestões e propor opções sem a necessidade física de se encontrar.

Emails e documentos compartilhados parecem quase pré-históricos em comparação com as muitas ferramentas virtuais disponíveis hoje em dia, mas mesmo eles ainda funcionam muito bem.

A única coisa que só pode ser feita de forma interativa é avaliar o impacto global de direções alternativas de ação na missão da equipe. Este exercício exige a troca de informação de cada membro sobre sua área de responsabilidade e seu conhecimento sobre as oportunidades e ameaças que irão desencadear em um ambiente local.

Exemplo de uso

Por exemplo, uma equipe de liderança global de uma das três maiores empresas de TI do mundo decidiu extinguir as tradicionais reuniões (por videoconferência), realizadas quatro horas por semana com o objetivo de “monitorar o progresso” de seus diferentes projetos.

Eles agora usam documentos compartilhados, onde cada proprietário do projeto escreve um comentário com três pontos: (a) o que fizemos na semana passada, (b) o que estamos planejando fazer na próxima semana, (c) quaisquer questões que precisem de ajuda para serem resolvidas.

Só quando (c) requer a interação de toda a equipe é então marcada uma reunião com todos os envolvidos.

Somente as pessoas relevantes ao assunto são convidadas para conversas paralelas. Ninguém fica ocioso durante a discussão, e todos os presentes têm um importante papel a desempenhar na decisão e se comprometem a resolver o problema.

A equipe agora se reúne a cada quatro meses para explorar novas estratégias e se conectar em um nível mais humano. Todo mundo adora essas reuniões, que levam cerca de 10% do tempo que as atualizações semanais costumavam levar.

Teste rápido

Pegue um marca texto e procure na agenda por termos como “discutir”, “atualizar”, “revisar” e outros verbos não decisivos. Risque-os e veja o que sobrou.

Em seguida, coloque qualquer item restante sob o seguinte teste de 3 perguntas:

“O que vamos fazer de diferente se conseguirmos marcar esta reunião?”
“Por que precisamos nos encontrar para alcançar este objetivo?”
“Como isso vai nos ajudar ainda mais com o objetivo da equipe?”

Muito provavelmente, após este pequeno exercício 90% do tempo da reunião terá sido eliminado.

Fonte: LinkedIn Articles
Foto: Shutterstock.com

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