Reuniões: como tirar o máximo proveito do tempo

Reuniões de trabalho deixam você com uma uma enorme preguiça só de pensar nelas? Provavelmente porque elas se prolongam além do necessário.

Saiba que é possível extrair o máximo de produtividade sem desperdiçar um tempo que poderia ser utilizado para a resolução de outros problemas.

A “fórmula” é até simples.

Quem dá a dica é James Caan, CEO da Hamilton Bradshaw, uma empresa londrina de investimentos.

James Caan é considerado pelos ingleses um dos mais dinâmicos e bem sucedidos empreendedores na área.

Ele explica como atingir a excelência quando o assunto é reunião de trabalho:

“Como alguém que pode participar de até 14 reuniões durante apenas um dia de trabalho, sempre tive que ser extremamente cuidadoso sobre como gerenciar processos x tempo.

Ao longo de uma semana normal de trabalho, contabilizo entre 65 e 75 reuniões. Sempre faço meu melhor para assegurar que sejam produtivas e resultem em alguma ação positiva por parte dos envolvidos.

A chave para alcançar esse objetivo é através de uma mistura de planejamento e preparação, juntamente com a disciplina profissional durante o curso da reunião.

Geralmente espero que a maioria das reuniões dure entre 30 minutos e 1 hora. É preciso haver tempo suficiente para que sejam cobertos todos os assuntos necessários na agenda.

Tendo a pensar que se uma reunião se prolonga por muito tempo, perde-se o foco. É por isso que é sempre importante haver disciplina entre os envolvidos.

Todas as empresas dependem de uma boa comunicação para prosperar. Uma reunião é parte fundamental deste processo.

Por isso é importante que o sistema funcione de forma tão eficiente e eficaz quanto possível.

Pelo menos 48 horas antes de qualquer reunião peço para minha assistente entrar em contato com todos os envolvidos e pedir-lhes opiniões, insights e sugestões para a agenda.

Lembre-se: é sempre melhor ter tudo acertado antes da reunião de trabalho.

Além de fazer as pessoas anteciparem o que pensam sobre o tema central da reunião, essa medida simples também faz com que se posicionem no objetivo da reunião.

Não faz o menor sentido haver uma “reunião pela reunião”, por assim dizer, mas, ao contrário, sempre deve haver um pensamento claro do processo.

Reuniões de trabalho: decisões no menor tempo

Nunca iria para uma reunião importante sem um assistente ou alguém para capturar os pontos importantes que precisam ser discutidos.

Se você está discutindo uma estratégia ou desenvolvimento importante para a sua empresa, então é vital que esteja livre para se concentrar no trabalho que tem em mãos.

O principal objetivo do(a) presidente é manter todos em linha para garantir que sejam impressas cópias e informações importantes da agenda.

Melhor ainda, projetá-las de forma que todos possam acompanhar o que é decidido naquele curto espaço de tempo.

Um grande erro que muitas pessoas fazem no final de uma reunião de trabalho é não deixarem uma seção na agenda para recapitular sobre as ações de todos.

Muitas pessoas vão embora sabendo que há ações para fazer, mas não necessariamente quais seriam.

Gostaria de incentivar uma volta pela sala para ouvir as ações que envolvem o comprometimento de cada participante”.

Na visão de Caan, essa última etapa é fundamental para extrair resultados produtivos e positivos em uma reunião de trabalho.

Fonte: LinkedIn Articles