10 Passos para a Redução de Custos Usando a Tecnologia em Tempos de Crise

Carlos Eduardo Cervelatti trabalhou duro como estagiário na área financeira de diversas empresas até chegar a gerente comercial na Finnet, em 2005. O esforço valeu a pena e lhe rendeu o posto de diretor comercial da empresa, onde exerce, entre outras funções, a elaboração de metas, estratégias e análise de relatórios de resultados e proposição de soluções de crescimento para a empresa. Neste artigo, Cervelatti comenta 10 passos que as empresas podem seguir a fim de reduzir custos usando a tecnologia em tempos de crise:

Conscientizar os colaboradores

O pontapé inicial para redução de custos é a conscientização dos colaboradores sobre a importância e necessidade dessa ação, pois há uma resistência natural às mudanças ou receio do posto de trabalho ser substituído por uma nova tecnologia. Uma ação que quebra esse paradigma é a conscientização dos colaboradores de que a melhoria dos processos visa aumentar os resultados da companhia e, consequentemente, tornar-se uma empresa sólida, sustentável e perene, gerando assim maiores oportunidades de ascensão de suas carreiras profissionais.

Conhecer de fato os processos da empresa

Não há o que reduzir sem antes ter a real visibilidade dos processos atuais da empresa. Somente após esse “choque de realidade” pode ser traçado um plano de ação assertivo. É necessário mapear os processos e diagnosticar o envolvimento de trabalho manual, perdas, tempo desperdiçado, multas por quebra de SLA – do inglês Service Level Agreement que em português significa Acordo de Nível de Serviço – e outros fatores que impactam no resultado da empresa.

Buscar o parceiro de TI e implantar soluções tecnológicas que otimizam processos e reduzam custos

Há 13 anos, a empresa de gestão tecnológica de processos Finnet trabalha com ferramentas e softwares exclusivos com o objetivo de reduzir custos e facilitar todo processo de gestão financeira, de forma inteligente e simples. Para isso, compõe seu time profissionais de alta qualidade, expertise e reconhecimento de mercado, para realizar projetos que possam auxiliar no dia a dia do negócio, integrar sistemas inovadores e seguros e alcançar a otimização de processos e redução de custos de acordo com a necessidade de seus clientes.

Implementar a conectividade com clientes, fornecedores, parceiros e colaboradores

A conectividade proporciona agilidade, segurança e menos burocracia com toda a cadeia de relacionamento do cliente. É uma ação que facilita a rotina entre stakeholders, aumentado a produtividade. A conectividade pode se concentrar no trabalho especializado de tráfego de arquivos com possibilidade de customização como, por exemplo, o serviço de conversão de layouts, geração de relatórios e emissões de comprovantes, permitindo que empresas, fornecedores, clientes e colaboradores troquem mensagens ou arquivos padronizados sempre de forma integrada e segura. Além da segurança que o serviço fornece, as empresas ganham em rapidez e redução de custos operacionais na execução de tarefas diárias.

Desenvolvimento de softwares e soluções de acordo com a necessidade do cliente

A flexibilidade é fundamental para apresentar soluções que se adaptem a todos os tipos de empresa, sendo construídas de acordo com seus objetivos e necessidades. A facilidade é focada na experiência do usuário, para sempre entregar soluções de alta qualidade e aderência ao negócio. Essa integração de inteligências só é possível graças ao know-how adquirido ao longo dos anos e por contar com os melhores especialistas na área.

Terceirizar serviços que não fazem parte do core business da empresa

A Terceirização de Processos Empresariais – conhecida como BPO, de Business Process Outsourcing – é cada vez mais comum dentro das organizações. O objetivo é promover uma economia significativa para a empresa e tornar-se uma alavanca para o crescimento em um mercado tão competitivo, onde é necessário se adaptar constantemente sem nunca perder de vista oportunidades de redução de custos.

O BPO oferece soluções personalizadas e direcionadas à terceirização dos processos automatizados, semi automatizado e manuais, além da possibilidade de terceirizar operações como call center, telemarketing, atendimento, back-office entre outros. Todos os processos de negócios que normalmente não fazem parte do core business da sua empresa podem ser resolvidos através do Business Process Outsourcing.

Otimizar o gerenciamento financeiro da empresa

Com o objetivo de guiar a sua empresa desde a geração de documentos eletrônicos até a respectiva entrega, gerenciamento de processos e gestão financeira, é possível integrar esses sistemas a um ERP. O gerenciamento financeiro compreende produtos financeiros de Pagamentos, Cobrança, arrecadação de contas e conciliação de extratos de diversos bancos com a redução de custos administrativos.

Gerir a cadeia de fornecedores

É possível também otimizar este processo para que a rotina de contas a pagar fique mais rápida, fácil e menos onerosa. Dessa maneira há o gerenciamento do processo de prestação de contas, de uma forma simples e prática, possibilitando o controle do ciclo de pagamentos junto ao banco, emissão dos comprovantes de pagamentos e criação de relatórios gerenciais.

Melhorar os resultados no Contas à Receber

A empresa de gestão tecnológica Finnet, por exemplo, possui um produto que facilita o processo de cobrança das empresas. Através do sistema é possível visualizar e imprimir todos os boletos disponíveis para pagamento, antes mesmo do recebimento do boleto físico. Além disso, permite a personalização da cobrança, realizando automaticamente a atualização dos valores, em caso de descontos ou abatimentos e incidência de juros e multa.

Dessa maneira é possível visualizar todos os boletos disponíveis e conseguir identificar os que já foram acessados pelos clientes. Além de admitir o envio de boletos por email ou à gráfica para impressão, atendendo a necessidade de cada empresa, e fazer o acompanhamento da carteira de cobrança.

Otimizar o gerenciamento de documentos fiscais

O gerenciamento de documentos fiscais (NFe, GNRE e MDe) garante a segurança em custódia e gestão de documentos eletrônicos, emitidos ou recebidos, permitindo ainda impressão, consulta, download dos documentos e envio de email para os envolvidos nos processos de transportes da empresa.